Sie sind dabei einen Firmenumzug mit Ihrem Betrieb oder Ihrer Agentur zu planen? Dann gibt es im Vorfeld viele organisatorische Dinge zu klären. Als Ihr Umzugsprofi hat Ihnen die Swiss Transport deshalb eine hilfreiche Firmenumzug-Checkliste mit nützlichen Tipps für Ihren Geschäftsumzug zusammengestellt.
Geschäftsumzug planen und organisieren
Bei der Planung eines Firmenumzug, informieren Sie Ihre Mitarbeiter möglichst frühzeitig. Versuchen Sie zudem bei einem Team-Gespräch die Vorteile des neuen Standorts für Ihre Firma und Ihre Kunden hervorzuheben. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig ein, indem Sie ihnen Fotos von den neuen Büroräumen schicken. Haben Sie zudem ein Gehör für Wünsche und Kritik, eventuell sind mit dem neuen Standort ja zusätzliche Fahrtzeiten für Ihre Mitarbeiter verbunden.
Nachdem Sie Ihre Mitarbeiter begeistern konnten, beginnen die konkreten Planungen für den Büroumzug. Holen Sie sich verschiedene Angebote von Umzugsfirmen ein. Auf folgende Dinge sollten Sie bei einer Anfrage achten:
- ist eine Möbelmontage inbegriffen?
- bietet das Umzugsunternehmen einen Verpackungservice und Verpackungsmaterial an?
- sind gleichzeitig Möbelentsorgungen möglich?
- wird eine Umzugsreinigung und Endreinigung angeboten?
- sind eventuelle Spezialtransporte notwendig, für die ein Möbellift gebraucht wird?
Bei all diesen Fragen steht Ihnen das erfahrende Team der Swiss Transport gerne zur Verfügung.
Firmenumzug Checkliste – Zeitplan
Im Folgenden haben wir Ihnen eine Checkliste für Ihren Firmenumzug zusammengestellt. Sie fasst die wichtigsten Punkte für einen Umzug zusammen. Zeitlich gesehen, sollten Sie mit den ersten Planungen schon 2-3 Monate vor Umzug beginnen, so können sie sich genug zeitlichen Puffer schaffen.
2-3 Monate vor Umzug
- Ankündigung & Absprache: Setzen Sie sich einen Zeitrahmen und informieren Sie Ihre Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner und Ihren Vermieter. Zudem planen Sie Transportwege und notwendige Renovierarbeiten ein und holen Sie sich dementsprechend Angebote bei Handwerkern.
- Professionelle Umzugsfirma beauftragen: Sprechen Sie mit verschiednen Umzugsfirmen. Optimal sind bei einem Firmenumzug Full-Service Unternehmen, die neben dem Möbeltransport auch weitere Arbeiten wie Reinigungen, Montagen oder Verpackungsleistungen übernehmen.
- Firmenadresse ändern: Einen Monat vor dem eigentlichen Umzug sollten Sie bereits die neue Adresse Ihrer Firma im Handelsregister hinterlegen und diese in (Online)Brancheneinträgen und im Telefonbuch ändern. Auch sollten Sie jetzt spätestens Lieferanten, Partner und Kunden auf Ihre neue Adresse hinweisen. Bestellen Sie ausserdem neue Briefbögen und Visitenkarten, damit diese pünktlich nach Umzug eintreffen.
- Technik Check & Inventur: Prüfen Sie, ob technische Geräte wie Drucker, Telefonanlagen, PC und Software auf dem neuesten Stand sind. Eventuell bietet sich an dieser Stelle ein Wechsel des Telefon-, Internet- und Stromanbieters an. Zudem nehmen Sie die Sicherung wichtiger Daten vor. Erstellen Sie ein Inventar und entsorgen Sie gegebenenfalls entbehrliches Umzugsgut und alte Akten.
- Organisation Dienstleister: Bei einem grösseren Unternehmen sollten Sie Sie Fachfirmen beauftragen, die Ihnen bei der Konfiguration des Firmennetzwerks und der Telefonanlage helfen. Zusätzlich vereinbaren Sie einen Termin mit Ihren Energieversorgern zum Abzählen der Zählerstände.
- Post umleiten: In der Übergangsphase des Umzugs sollten Sie bei der Post einen Nachsendeauftrag stellen, damit wichtige Briefpost nicht verloren geht.
1-2 Wochen vor Umzug
- Termine bestätigen lassen: Ungefähr eine Woche vor Umzug kontaktieren Sie alle Dienstleister wie Techniker, Handwerker und die Umzugsfirma und lassen sich eine Bestätigung für den geben. Am Tag des Umzugs soll ja alles reibungslos klappen.
- Vorbereitung Übergabe: Egal ob Büro oder Wohnungsübergabe, halten Sie Dinge wie Zählerstände oder den Zustand der Wohnung schriftlich fest. Zusammen mit dem Vermieter sollten Sie ein Übergabeprotokoll erstellen und die Heiz- und Nebenkostenabrechnung klären. Denken Sie daran, dass alle Mitarbeiter ihre Schlüssel für das Firmengebäude abgegeben haben.
- Kurz vor dem Umzug: Stellen Sie sicher, dass alle Firmenräume sauber hinterlassen und alle Schreibtische leer sind. Beschriften Sie Kartons und platzieren Sie diese so, dass Sie einfach erreichbar für den Möbeltransport sind.
Am Umzugstag und danach – Firmenumzug Checkliste
- Präsent sein und kontrollieren: Achten Sie darauf, dass das Treppenhaus und die Räume gut zugänglich sind. Seien Sie vor Ort und prüfen Sie alles auf seine Richtigkeit – eventuell kümmern Sie sich um ein paar Getränke zur Erfrischung der Umzugshelfer. Bei Beendigung des Umzugs checken, Sie ob alles an seinem richtigen Ort ist und nichts im alten Firmengebäude vergessen wurde.
- Nachbereitung: Prüfen Sie, ob alle Geräte und Möbel unbeschadet sind. Aktualisieren Sie jetzt alle noch nicht durchgeführten Adressänderungen wie z.B. E-Mail Signaturen oder die Anschrift auf der Website und in Social Media. Begrüssen Sie Ihre neuen Nachbarn und feiern Sie Ihr neues Büro 🙂
Firmenumzug Kosten
Der Umfang der Kosten für einen Firmenumzug hängen von unterschiedlichen Faktoren ab. Zum einen ist die Größe des Unternehmens und die Anzahl der Mitarbeiter endscheidend. Zudem spielt die Menge der Büroeinrichtung, die Anzahl der Geräte und die Transport-Distanz eine Rolle. Zusätzlich können sich Zusatzleistungen wie Montagen, Verpackungsdienstleistungen oder Endreinigungen sich auf die Berechnung des Preises auswirken.
FAQ – Firmenumzug Checkliste
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